Osakasluettelosta säädetään osakeyhtiölaissa ja tarkemmin 15 – 17 §. Lisäksi muissa pykälissä säädetään esimerkiksi odotusluettelosta, jota ei tässä käsitellä.
Jos yhtiön osakkeita ei ole liitetty arvo-osuusjärjestelmään, hallituksen on pidettävä osakkeista ja niiden omistajista luetteloa (osakasluettelo), johon merkitään;
- kunkin osakkeenomistajan nimi ja osoite
- yksilöityjen osakkeiden tai osakekirjojen lukumäärä osakelajeittain ja osakkeiden antamispäivä.
- osakasluetteloon on merkittävä myös muut erot osakkeiden tuottamissa oikeuksissa ja velvollisuuksissa.
- jos osakkeesta ei ole annettu osakekirjaa, osakasluetteloon on lisäksi merkittävä yhtiölle ilmoitettu osaketta rasittava panttioikeus tai muu vastaava oikeus.
Osakasluettelo on laadittava viivytyksettä yhtiön perustamisen jälkeen. Luetteloa on pidettävä luotettavalla tavalla.
Yksityinen osakeyhtiö
Suurin osa osakeyhtiöistä on yksityisiä osakeyhtiötä, joita ei ole liitetty arvo-osuusjärjestelmään eikä yksityisen osakeyhtiön osakkeilla ei voi käydä kauppaa pörssissä.
Näin ollen osakasluettelon pitovelvollisuus on yhtiön hallituksella, johon merkitään yllä olevat tiedot. Yleistä on myös, että yksityiset osakeyhtiöt eivät anna osakekirjoja, jolloin omistusta mahdollisesti rasittavat panttioikeudet ja muut vastaavat oikeudet tulee merkitä osakasluetteloon.
Ei enää osakeluetteloita
Uuden lain mukaan osakeyhtiöiden velvollisuutta osake- ja osakasluettelon pitämiseen muutettiin siten, että jatkossa osakeyhtiöissä pidetään vain osakasluetteloa. Näin ollen yhtiön taakkaa pienennettiin ja nykyisellään riittää vain yksi dokumentti omistuksista.
Osakeluettelon julkisuus
Osakasluettelo on pidettävä jokaisen nähtävänä yhtiön pääkonttorissa. Arvo-osuusjärjestelmään kuuluvan yhtiön osakasluettelo voidaan kuitenkin pitää jokaisen nähtävänä arvopaperikeskuksen toimipaikassa Suomessa. Jokaisella on oikeus kulut korvattuaan saada jäljennös osakasluettelosta tai sen osasta.
Näin ollen, jokaisella on oikeus käydä yhtiön pääkonttorilla tutustumassa osakasluetteloon, mutta yhtiöllä ei ole velvollisuutta sitä lähettää esimerkiksi, jos sitä vain tiedustellaan yhtiöltä. Tavallista toki on, että yhtiö sen lähettää pyytäjälle. Pyytäjällä on oikeus saada jäljennös osakasluettelosta tai sen osasta korvaamalla jäljennöksestä aiheutuvat kulut.
